Definindo o local do evento

Em um Startup Weekend, precisamos, minimamente, dos seguintes espaços:

• Local para abertura e encerramento, em geral um auditório ou sala de aulas com capacidade para aproximadamente 100 pessoas e projetor ou TV.

• Espaço de trabalho para os grupos, um local amplo que conte com mesas para cerca de 15 grupos de 6 a 8 pessoas trabalharem, com wifi e eletricidade.

Eventualmente estes dois espaços podem ser combinados em um só.

A seguir falaremos sobre pontos importantes a se considerar para escolher o local do evento.

Custo

Sediar o evento na própria sede da empresa ou instituição que o promove traz um charme especial a um Startup Weekend Corporate, além de, em geral, baixar custos. Em caso de impossibilidade, parceiros da comunidade como espaços de coworking e universidades são uma ótima alternativa e, em geral, são receptivos a receber um Startup Weekend Corporate a custo baixo ou zero.

Atenção para locais que, apesar de gratuitos, geram outros custos ao orçamento do evento como serviços de buffet exclusivos, taxas de operação e segurança, wifi paga ou semelhantes.

Wifi

Uma rede de qualidade é essencial para que o trabalho transcorra bem durante os dias de evento. O erro mais comum aqui é providenciar um link de internet de qualidade, mas não se preocupar a rede wifi interna.

Uma dúvida frequente é quanto de banda deve ser alocado para os participantes. Um bom número para se estimar é 100 Kbps por participante, ou seja, 10 Mbps de link. Para a rede interna uma boa conta é estimar 20 a 25 usuários por ponto de acesso. Para um evento de 100 pessoas, portanto, um link de 10 Mbps e 5 pontos de acesso no local de trabalho devem dar conta do recado.

Eletricidade

Uma boa infraestrutura elétrica é essencial para o bom decorrer do evento. Os participantes irão precisar de muitas tomadas para ligar seus gadgets. Se o local não fornecer tomadas suficientes você pode providenciar extensões, mas lembre-se sempre de checar com os responsáveis pelo prédio se a carga elétrica total suportará a quantidade de dispositivos.

Acesso

A facilidade de se locomover até o local do evento deve ser considarada também. Locais centrais e bem servidos por linhas de ônibus e metrô são ótimos. Estacionamentos amplos são também bem-vindos.

Infraestrutura para alimentação

Uma boa cozinha no local vai facilitar a logística de preparar as refeições. Se uma não estiver disponível, certifique-se que há uma sala que pode ser utilizada para este fim. Se você decidir por um serviço de buffet, certifique-se de mostrar estes espaços à empresa contratada.

Locais para os participantes comerem devem também ser considerados. Se não houver um refeitório no local, pense em um local amplo como um lounge ou área externa. Considere também alimentos práticos ("Finger Food"), em especial se o local não possuir um refeitório.

Horários de funcionamento

Ao buscar um local para seu Startup Weekend Corporate esteja atento aos horários de funcionamento do prédio. Na sexta-feira, o local precisa estar disponível desde 16h até 23h. Esta faixa de horário garante que haja tempo hábil para a preparação pré-evento e para as arrumações de encerramento. No sábado, o local precisa estar disponível de 7h às 23h, ininterruptamente. E, no domingo, de 7h às 21h.

É importantíssimo checar se estes horários não conflitam com horários do funcionamento usual dos prédios, como limpeza, dedetizações e fluxo normal de pessoas. É importante checar também que toda a infraestrutura de acesso, banheiros, eletricidade, internet esteja também disponível o tempo todo.

Segurança

Muitos locais tem políticas rígidas de segurança que podem impactar na circulação dos participantes. Cheque isso com antecedência e, se necessário, negocie uma política temporária para o evento. Lembre-se que os participantes poderão entrar e sair a qualquer momento e que o procedimento de acesso deve ser ágil. É importante também checar onde ficam e quem é o responsável pelas chaves e outros controles de acesso dos espaços que serão utilizados.