Agenda de sexta-feira

A sexta-feira é, certamente, o dia que requer mais cuidados do fim de semana. Não importa o quão detalhista foi a organização prévia, sempre haverá detalhes de última hora para se lidar. O importante é manter a calma e o planejamento e tudo sairá bem. Voluntários podem ser convidados para ajudar nas tarefas operacionais, caso o time organizador julgue necessário.

Sobretudo, lembre-se que a sexta-feira é, por definição, caótica: estamos falando para 30-130 estranhos compartilharem suas ideias mais queridas e que se unam a estranha para executá-las! O mais importante é ser flexível e não microgerenciar.

Manhã de sexta: comunicação

Use a plataforma de inscrições para enviar um email final para os participantes. Alguns itens que devem ser cobertos:

• Recursos fornecidos para os participantes, como códigos promocionais de domínio, hospedagem etc.

• Instruções sobre como chegar ao local do evento, incluindo informações sobre estacionamento e transporte público.

• Linha do tempo dos principais horários do dia: credenciamento, horário da refeição, horário de encerramento.

• Como os pitches de sexta irão funcionar.

É importante também garantir que as ações promocionais (como Twitter e Facebook) continuem a acontecer e que não aconteça um "apagão" nas rede sociais durante o evento. Com as tarefas que aparecerão durante o evento é bem comum que isso aconteça, portanto vale a pena definir os responsáveis por manter as redes sociais do evento movimentadas durante o evento.

Tarde de sexta: setup

Credenciamento

• Pelo menos duas pessoas da organização devem ser designadas para a mesa de credenciamento na sexta.

• Garanta que internet e tomadas estejam disponíveis na mesa de credenciamento, assim o checkin dos participantes poderá ser feito online.

• Aloque o kit do participante e outros brindes que serão entregues aos participantes em local acessível.

• Organize as credenciais que serão fornecidas aos participantes em ordem alfabética. Isso agilizará o processo de distribuição.

Layout

• Visualize o layout geral para a noite de sexta-feira e garanta que há cadeiras para acomodar todos os participantes e convidados (imprensa e patrocinadores).

• Providencie que as mesas onde será servida a alimentação não esteja em locais que gerem gargalos.

• Organize as mesas de trabalho dos times nos locais de trabalho e garanta que todas elas tenham os materiais necessários: post-its, papel e canetas, por exemplo.

• Garanta que os locais de evento terão cestos de lixo distribuídos.

• Cheque se o ar condicionado está operacional, qual o procedimento para mudar a temperatura, se necessário, e se não há nenhuma rotina de desligamento programado.

• Teste o wifi e garanta que está funcionando corretamente, preferencialmente com vários computadores e celulares conectados.

• Sinalize áreas de acesso proibido.

• Cheque os banheiros e se eles estão adequadamente equipados para o uso.

• Vibe! Música cria uma atmosfera positiva para o evento. Startup Weekends não são conferências formais, mas sim eventos divertidos e descontraídos. Começar desde a sexta deixando isso claro para todos os envolvidos vai ajudar que o evento seja um sucesso.

Fala inicial, pitches e votação

Gerenciar estes processos é responsabilidade do facilitador, mas o time organizador pode ajudar bastante no gerenciamento da platéia. Conversar sobre isso com o facilitador com tempo hábil é altamente recomendado.

Após o fim da votação o processo de formação dos times deve se estender por uma ou até duas horas. O ideal é que os times tomem suas posições ainda na noite de sexta-feira, mas recomendamos fortemente que este processo não seja forçado. Quanto mais orgânica a formação de times for, melhor.

Com o fim da sexta você poderá começar a se preocupar com o café da manhã do sábado.

Como ferrar seu evento: erros comuns na sexta-feira

• Esquecer de agradecer parceiros e patrocinadores no palco.

• Deixar palestrantes, patrocinadores ou até você mesmo se estender demais no microfone - use o cronômetro o tempo todo!

• Colocar várias (e longas) palestras: ninguém vem a um Startup Weekend para ver uma palestra, por mais interessante que ela possa ser. Lembre-se: "no talk, all action".

• Apressar o processo de formação dos times. O processo deve ser, ao máximo, orgânico. Este é um dos momentos mais importantes de um Startup Weekend.

• Esquecer de colocar música. Boa música, em volume adequado e nos momentos certos, faz muita diferença. As playlists de serviços como Superplayer e Spotify podem ajudar muito!