Despesas típicas

Quanto custa um Startup Weekend Corporate? A resposta a esta pergunta pode variar bastante, mas tenha sempre em mente que Startup Weekend são eventos lean e que uma das nossas maiores preocupações é sempre que os organizadores consigam entregar grandes experiências de eventos sem um custo impactante.

Recomendamos que você utilize nossa planilha financeira modelo que está no apêndice para fazer sua previsão inicial de gastos. Separar um orçamento total de 1.5x o valor estimado te dará segurança para lidar com gastos não-previstos.

As despesas que discutimos a seguir estão, em geral, presentes em um Startup Weekend Corporate e são o ponto de partida para a definição do orçamento do evento.

Licenciamento Startup Weekend Corporate

A taxa de licenciamento do Startup Weekend Corporate garante a possibilidade de associação da marca promotora com Startup Weekend e garante o suporte de conteúdo do braço de programas de comunidade da Techstars para o evento.

Facilitação

Para cada evento Startup Weekend Corporate, a Techstars aloca obrigatoriamente um facilitador remunerado da rede Startup Weekend. O facilitador atua em parceria com o time organizador garantindo que os aspectos de conteúdo do evento sejam atingidos com sucesso.

O facilitador atua no pré-evento especialmente na curadoria dos convites de mentores e jurados e na orientação do time organizador. Durante o evento, o facilitador assume o papel de mestre de cerimônias e é encarregado pela condução geral do evento.

Mentores

Além das despesas relativas a hotel e transporte para os mentores que vem de outras cidades que não a do evento, é interessante alocar recursos para ajuda de custo para os mentores. Esta ajuda, em forma de diária, tem o objetivo de funcionar como um agradecimento pelo tempo dedicado ao evento.

Alimentação

A alimentação é, certamente, um dos principais custos do orçamento total do evento. Como coberto na sessão de logística deste documento, é importante decidir se uma empresa de catering será contratada ou se as refeições serão providenciadas individualmente.

Em geral, um orçamento de R$ 30 por pessoa para as refeições principais e R$ 20 por pessoa para os lanches/refeições menores é suficiente. Devem ser também incluídos os custos com materiais para servir, pratos, talheres, copos e guardanapos.

Local

Usar o próprio espaço da instituição que promove o evento para a realização do Startup Weekend Corporate é sempre uma grande ideia. Quando esta possibilidade não estiver disponível e parcerias com universidades, por exemplo, também não forem uma possibilidade o orçamento deve prever o aluguel de um espaço.

Startup Weekends são eventos criativos e diferentes por natureza. O local do evento pode contribuir para isso! Já tivemos Startup Weekends realizados em cinemas, estádios de futebol, bibliotecas públicas e em vários outros locais diferentes. Se você optar por alugar um espaço para realizar o evento não deixe de se preocupar em criar uma atmosfera interessante para seu Startup Weekend Corporate.

Papelaria

Os itens de papelaria representam custo relativamente baixo comparados ao investimento total no evento, mas esses itens não devem ser esquecidos no dimensionamento financeiro do evento. Comprar post-its e canetas de qualidade, por exemplo, faz toda a diferença para o trabalho dos times.

Marketing

A comunicação é, certamente, ponto crucial para o sucesso de um Startup Weekend Corporate, como discutido neste guia na sessão de marketing.

Os seguintes itens podem ser considerados neste contexto:

• desenvolvimento da identidade visual do evento

• investimento em mídia pré-evento

• assessoria de imprensa

• kit do participante, com impressos e brindes

• kit de agradecimento para mentores e jurados

• sinalização visual do evento, incluindo exposição das marcas envolvidas (banners, cartazes, backdrops)