Agenda de sábado

O sábado é um dia de bastante trabalho duro para os times e talvez o dia em que a organização pode respirar mais. Isto não significa, entretanto, que há bastante trabalho a ser feito. Os times terão dúvidas das mais diversas, o trabalho dos mentores merece atenção próxima e há pelo menos três refeições para serem gerenciadas.

E-mail da manhã de sábado

Buscando minimizar a quantidade de informações fornecidas cara-a-cara, o e-mail da manhã de sábado visa fornecer um resumo dos principais acontecimento e informações úteis do dia.

Este e-mail deve conter:

• Agenda do dia com informações sobre horários, especialmente horários das refeições e de encerramento dos trabalhos do dia.

• O básico sobre as apresentações finais, especialmente tempo de apresentação e critérios de julgamento.

• A agenda com os horários de mentorias do sábado.

• Informações sobre os mentores, como mini-biografia e áreas de especialidade.

Gerenciando mentores

Os mentores são parte essencial do fim de semana. O facilitador terá entrado com os mentores com antecedência para convite e preparação prévia, mas o alinhamento de última hora com os mentores tem se mostrado essencial para uma boa qualidade do evento.

Os mentores terão níveis diferentes de disponibilidade para o fim de semana: enquanto uns ficarão no local do evento o tempo todo, outros terão um tempo limitado para atender os times. Seu facilitador criará "slots" de algumas horas e convidará os mentores a participar de quantos puderem. Ao início de cada um desses slots, o facilitador e a organização fazem as boas vindas e atualizam os mentores que estão chegando sobre o andamento das mentorias.

No apêndice deste guia há uma cópia do Guia Rápido do Mentor Startup Weekend, que deverá ser impresso e repassado aos mentores.

Alimentação e manutenção geral

As refeições são um ponto que merecem atenção especial. No sábado, recomendamos café da manhã, almoço e um lanche ou jantar à noite. Todas estas refeições demandam esforço do time organizador em preparar o ambiente, conduzir os participantes e deixar o ambiente limpo e organizado após.

Muito lixo e bagunça sempre será gerado, mas gostamos sempre de envolver os participantes no processo de deixar os locais do evento minimamente organizados. Avisar sobre onde estão os cestos de lixo, por exemplo, é sempre de bom tom. Estímulamos também a coleta seletiva e que todos evitem desperdícios.

Mídias sociais e imprensa

Manter o evento vivo para o mundo externo é algo que nunca deve ser deixado de lado. Posts sobre os acontecimentos interessantes do evento em Facebook e Twitter, por exemplo, envolvem outros membros da comunidade que não estão presentes no evento. Estimular que os participantes também façam seus próprios posts com a hashtag do evento gera sempre resultados interessantes.

Não se esqueça também de lembrar os veículos de imprensa locais sobre o evento. Tratar bem os jornalistas, fornecendo informações que facilitem seu trabalho, é a maneira mais simples de conseguir boa cobertura de mídia. Preparar um resumo com descrições dos times e boas histórias, ter sempre mentores, participantes e organizadores que estejam dispostos a dar entrevistas e separar boas fotos do evento é uma boa estratégia.